CONVOCATORIA DE PROVEEDOR

TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INTEGRALES PARA DOS EVENTOS DE CIERRE DE
CAMPAÑA – PROYECTO AECID

1. Antecedentes
HIAS implementa un proyecto financiado por la Asociación Española de Cooperación
Internacional para el Desarrollo, AECID, orientado a fortalecer la protección en la acción
humanitaria en Darién, mediante la mejora de la calidad, eficiencia, acceso y cobertura de
los servicios integrales de salud, con énfasis en salud sexual y reproductiva para
poblaciones en situación de vulnerabilidad. El proyecto incorpora transversalmente los
enfoques de género, edad y diversidad, promoviendo los derechos de mujeres, niñas y
adolescentes en contextos humanitarios.
Como parte del cierre de dicho proyecto, titulado “Fortaleciendo el acceso a los derechos
fundamentales en materia de salud de la población rural vulnerable de Darién,
Panamá” y del cierre de la campaña “Mi Salud, Mi Cuerpo, Mi Derecho”, HIAS desarrollará
dos eventos institucionales en:
- Metetí, Darién – 20 de abril de 2026
- Ciudad de Panamá – 27 de abril de 2026
A estos encuentros asistirán instituciones públicas, organizaciones de la sociedad civil,
comunidades indígenas, aliados estratégicos, líderes comunitarios y beneficiarios/as del
proyecto, además del equipo técnico de HIAS. Cada evento contará con la participación de
un total de 40 personas. Los eventos buscan presentar los resultados del proyecto, su
impacto en las poblaciones beneficiarias, fortalecer alianzas y reconocer los aportes de los
actores involucrados.
2. Objetivo de la contratación
Contratar a un proveedor especializado que brinde servicios integrales de organización,
logística y producción para los dos eventos de cierre de campaña del Proyecto AECID,
asegurando una ejecución profesional, eficiente y acorde con los estándares institucionales
de HIAS.
3. Alcance del servicio
3.1. Logística general:
- Reserva y adecuación de salones o espacios en Metetí y Ciudad de Panamá.
- Coordinación logística completa, montaje previo, asistencia durante el evento y
desmontaje.
- Coordinación con proveedores locales según necesidad.
3.2. Decoración y ambientación:
- Ambientación organizacional y profesional.
- Podio, mesa principal, mantelería, flores u otros elementos aprobados.
- Backing organizacional o elementos visuales (proporcionados por HIAS).
3.3. Equipamiento técnico:
- Sonido profesional, micrófonos inalámbricos y consola.
- Proyector con pantalla o pantallas LED.
- Iluminación adecuada según el espacio.
- Técnico audiovisual disponible durante toda la actividad.
3.4. Alimentación:
- Coffee break liviano (galletas, frutas, jugos, etc).
- Estación de té y café permanente
- Agua disponible durante toda la jornada.
- Almuerzo tipo Buffet
3.5. Materiales para participantes:
- El proveedor deberá entregar a cada participante un kit organizacional que incluya una
carpeta, libreta para apuntes, bolígrafo y material informativo del evento. Adicionalmente,
deberá preparar y entregar reconocimientos dirigidos a las comunidades y aliados
participantes, conforme a las indicaciones y diseños establecidos por el equipo de HIAS.
3.6. Registro y documentación:
- Cobertura fotográfica profesional (mínimo 20 fotos por evento).
- Entrega de fotografías editadas en formato digital.
-Video de ambos cierres, de máximo 2 minutos en formato para Instagram.
4 Responsabilidad financiera de la consultoría
El proveedor o consultoría seleccionada será responsable de asumir y gestionar
directamente todos los costos asociados a la organización y ejecución de los eventos,
incluyendo, pero sin limitarse a:
? Alimentación, incluyendo coffee break, almuerzos, bebidas, refrigerios y otros
insumos necesarios.
? Materiales para participantes, El proveedor deberá entregar a cada participante
un kit organizacional que incluya una carpeta, libreta para apuntes, bolígrafo y
material informativo del evento. Adicionalmente, deberá preparar y entregar
reconocimientos dirigidos a las comunidades y aliados participantes, conforme a
las indicaciones del proyecto
? Decoración y ambientación completa del espacio.
? Equipos y servicios técnicos, tales como sonido, micrófonos, consola, proyector,
pantalla, iluminación y personal técnico.
? Producción y logística integral, incluyendo transporte local requerido para el
montaje.
La consultoría deberá garantizar la contratación, pago y supervisión directa de todos los
bienes y servicios necesarios para el desarrollo exitoso de los eventos, entregando
productos de calidad profesional y cumpliendo los lineamientos de HIAS.
5. Productos esperados:
Informe final que incluya evidencia completa de la realización de cada evento, detallando la
logística y operación ejecutada, así como la entrega de todos los materiales institucionales
distribuidos y el registro fotográfico profesional, documentando de manera integral la
correcta ejecución y los resultados alcanzados.
6. Fechas y ubicaciones
- Metetí, Darién: 20 de abril de 2026
- Ciudad de Panamá: 27 de abril de 2026
Duración estimada: 3-4 horas por evento.
7. Perfil del proveedor
- Mínimo tres años de experiencia en organización de eventos.
- Capacidad comprobada para operar en Darién y Panamá.
- Personal técnico especializado en producción audiovisual.
- Portafolio y referencias previas.
8. Modalidad de pago
- 50% al presentar el plan logístico aprobado.
- 50% al entregar el informe final y todos los productos.
9. Presentación de propuestas
Los proveedores interesados deberán enviar:
- Propuesta técnica detallada.
- Cronograma de ejecución.
- Cotización desglosada por evento y total.
- Evidencia de experiencia previa.

10. Proceso de aplicación
Las personas interesadas deberán enviar su hoja de vida, propuesta técnica y propuesta
económica a los correos electrónicos [email protected] / [email protected]
a más tardar el 26 de marzo, fecha límite para la recepción de propuestas.
La propuesta económica deberá detallar los costos asociados a la consultoría y considerar
los requerimientos administrativos y fiscales establecidos por HIAS.