Asistente Ejecutivo Bilingüe

Buscamos un Asistente Ejecutivo Bilingüe para impulsar la eficiencia y organización en una firma legal internacional

En Human to Human Hub estamos buscando un Asistente Ejecutivo Bilingüe para nuestro cliente Carlos E. Sandoval, PA , un bufete de abogados completamente bilingüe con sede en el sur de Florida. La firma ofrece asesoría legal en inmigración, derecho penal y corporativo, con un enfoque en brindar acompañamiento cercano y profesional.

Fundada con el compromiso de brindar un servicio de calidad, la oficina se distingue por su lema: Honestidad, Excelencia y Profesionalismo . Estos valores han permitido construir una reputación sólida de respeto, justicia y confianza, logrando que los clientes se sientan respaldados por un equipo dedicado a hacer las cosas bien desde el inicio y a trabajar arduamente para alcanzar resultados positivos.

El objetivo principal de este rol es brindar apoyo administrativo y ejecutivo integral a un abogado de inmigración, asegurando eficiencia en la gestión de su agenda, comunicaciones y procesos clave. La persona que se sume será fundamental para organizar prioridades, coordinar relaciones con clientes y aliados estratégicos, y garantizar que el abogado pueda enfocarse en su práctica legal y en ofrecer un servicio de excelencia.

🎯¿Qué harás en este rol?

➡️ Coordinación operativa y gestión administrativa:
- Administrar la agenda del abogado, asegurando la correcta programación de reuniones, llamadas y compromisos.
- Gestionar correos electrónicos, llamadas y tareas ejecutivas, manteniendo un flujo de información ágil y organizado.
-Organizar viajes, incluyendo reservas de vuelos, alojamiento y logística necesaria para garantizar traslados sin contratiempos.

➡️ Gestión documental y comunicaciones:
- Preparar informes, resúmenes, recordatorios y minutas que apoyen el seguimiento de tareas y plazos.
- Redactar y coordinar comunicaciones internas y externas en inglés y español, con un alto nivel de precisión y profesionalismo.
- Mantener archivos y documentos organizados, accesibles y bajo estándares de confidencialidad.

➡️ Atención al cliente y relaciones externas:
- Brindar un servicio cercano y de calidad por correo electrónico, llamadas o videoconferencias, representando al abogado con empatía y profesionalismo.
- Coordinar con traductores, notarios y proveedores externos cuando sea necesario.
- Mantener relaciones fluidas con clientes y aliados, garantizando una experiencia positiva y confiable.

➡️ Confidencialidad y ética profesional:
- Asegurar la protección de datos sensibles con absoluta discreción y responsabilidad.
- Actuar bajo principios éticos y profesionales, reforzando la confianza de clientes y terceros en cada interacción.

✅ Habilidades y competencias clave

- Autonomía y proactividad:
• Capacidad para organizar, priorizar y ejecutar tareas sin necesidad de supervisión constante.
• Iniciativa para anticiparse a las necesidades del abogado y proponer soluciones prácticas que optimicen su tiempo.

-Organización y gestión del tiempo:
• Excelentes habilidades para planificar y coordinar múltiples actividades de forma simultánea.
• Enfoque en asegurar el cumplimiento de plazos y la calidad en los entregables.

- Comunicación clara y empática:
• Habilidad para expresar ideas de forma asertiva y generar confianza en las interacciones.
• Capacidad para mantener relaciones efectivas con clientes, aliados y proveedores.

- Confidencialidad y ética profesional:
• Compromiso con el manejo responsable de información sensible y documentación legal.
• Conducta ética, discreta y profesional en todas las interacciones.

- Orientación al servicio y resultados:
• Actitud enfocada en la satisfacción del cliente y en facilitar el trabajo del abogado.
• Atención al detalle y búsqueda constante de la excelencia en cada tarea.

- Profesionalismo y excelencia en los detalles:
• Alto nivel de discreción y responsabilidad en la ejecución de funciones.
• Mentalidad de servicio con atención a los detalles que marcan la diferencia en la experiencia del cliente.

🔎 Lo que buscamos en ti

• Nivel de inglés bilingüe (oral y escrito), con capacidad para interactuar fluidamente con clientes, proveedores y aliados internacionales.
• Título universitario en Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial o áreas afines. Se valorará formación adicional en gestión ejecutiva, administración legal o gestión de proyectos.
• Mínimo cinco años de experiencia como asistente ejecutivo o administrativo, preferiblemente apoyando a ejecutivos de alto nivel, con funciones de gestión de agenda, coordinación de comunicaciones y organización documental.
• Manejo de herramientas de calendario (Google Calendar, Calendly, Microsoft Outlook Calendar o similares), CRM preferiblemente Salesforce, y dominio de ofimática. Se valorará familiaridad con entornos legales o firmas de abogados.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad demostrada para priorizar múltiples tareas de forma autónoma, manteniendo altos niveles de profesionalismo, ética, confidencialidad y atención al detalle.
• Disponibilidad para trabajar en modalidad híbrida desde Medellín, alineado con el horario de Estados Unidos.

💡Conocimientos técnicos:

▪ Gestión de Agenda y Herramientas Administrativas
- Manejo de herramientas de calendario para la organización y programación de reuniones, citas y recordatorios (Google Calendar, Calendly, Microsoft Outlook Calendar o similares).
- Gestión de correo electrónico y uso de herramientas de productividad (ej. Gmail, Microsoft Office, Google Workspace).
▪ Plataformas de Gestión de Clientes y Proyectos
- Experiencia en el uso de CRM para seguimiento de clientes y procesos, preferiblemente Salesforce.
- Conocimiento en el manejo de herramientas de gestión de tareas y proyectos para coordinar prioridades de manera eficiente.
▪ Conocimientos en Entornos Legales y Administrativos
- Deseable experiencia previa en firmas de abogados o áreas administrativas con exposición a procesos legales.
- Familiaridad con la preparación, organización y archivo de documentos sensibles y confidenciales.
▪ Comunicación y Herramientas Colaborativas
- Manejo de plataformas de videoconferencia y comunicación (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams).
- Uso de herramientas colaborativas para coordinación remota (ej. Slack, Trello, Asana).
▪ Bases de Datos y Presentaciones
- Dominio intermedio/avanzado de bases de datos para manejo de información y reportes.
- Habilidad en la preparación de presentaciones ejecutivas e informes formales.

📌¿Qué ofrecemos?

🏛️ Estabilidad y vinculación laboral:
- Contrato de trabajo a término indefinido con todas las prestaciones de ley, brindando seguridad y continuidad en la relación laboral.

💻 Condiciones de trabajo flexibles:
- Modelo híbrido con teletrabajo autónomo y asistencias presenciales ocasionales en Medellín.
- Jornada ajustada al horario laboral de Estados Unidos.

💰 Compensación y reconocimientos:
- Salario competitivo.
- Pago de recargos en festivos cuando sea requerido para cumplir con compromisos en calendario hábil de Estados Unidos.
- Acceso a los beneficios derivados de un contrato laboral en Colombia.

🌟 Cultura de confianza y profesionalismo:
- Entorno de trabajo que valora la empatía, la iniciativa y la excelencia en los detalles.
- Promoción de la autonomía y el desarrollo profesional continuo.

🌍 Colaboración en procesos de visado:
- La oficina podrá ofrecer acompañamiento en trámites de visa si el candidato lo requiere, sin ser un requisito indispensable para el cargo.

Si crees que este rol es para ti, queremos conocerte. Aplica hoy mismo 👇🏼